Hiểu quy trình tuyển dụng trong quản trị nguồn nhân lực, tìm nhân tài dễ
Công ty mãi không tuyển quản lý được, nhiều vị trí nhân viên cũng còn khuyết là do chưa quan tâm đến quy trình tuyển dụng trong quản trị nguồn nhân lực.
Đứng trên cương vị quản lý một doanh nghiệp, tổ chức sẽ có đôi lúc bạn cảm thấy khó khăn về việc tuyển dụng lao động. Đừng nghĩ rằng “nhân tài như lá rụng mùa thu” rồi buông xuôi hoạt động này, cho rằng tuyển người có tri thức chưa đủ tiêu chuẩn vào đào tạo lại. Thực tiễn chứng minh vẫn có thể tìm được ngay người giỏi giang nếu CEO tìm hiểu kỹ lưỡng quy trình tuyển dụng trong quản trị nguồn nhân lực.
Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ “quản lý” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức (theo Wikipedia)
Quản trị nguồn nhân lực trong tiếng Anh là Human Resource Management – HRM, cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa cụ thể. Tuy nhiên nó được hiểu và đúc kết bởi nhiều CEO nổi tiếng như sau: Người quản lý giám sát, theo dõi tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định liên quan, có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên trong tổ chức đó. Quản trị nguồn nhân lực đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động của công ty. Các nhà quản lý đều nhận thức được rằng quản trị nguồn nhân lực là một chức năng chiến lược, đóng một vai trò cực kỳ quan trọng chi phối sự thành công của công ty. Một trong những nhiệm vụ then chốt của HRM chính là quy trình tuyển dụng. Nội dung mảng kiến thức này bao gồm hoạt động gì, các bước tiến hành, khó khăn, thế mạnh,… sẽ có ở phía dưới bài viết sau.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Khi tiến hành tìm kiếm nhân sự bạn cần xác định được chính xác số lượng từng vị trí đang khuyết, qua đó mới có thể lên kế hoạch tuyển dụng. Ngoài ra cần vạch ra mục tiêu cụ thể cho từng vị trí cần tìm, tiến hành cơ cấu lại tổ chức cũng như nâng cao hoạt động quản lý công nhân viên. Ví dụ: tuyển 5 nhân viên marketing, sau 2-3 năm cất nhắc một trong số họ lên vị trí trưởng phòng marketing, do người trưởng phòng hiện tại sắp nghỉ hưu. Chuyên viên nhân sự sẽ phải bàn đến yếu tố đường dài nhằm đảm bảo cơ cấu nhân sự không bị xáo trộn.
Để xác định được số lượng vị trí cần tuyển, CEO cần phân tích tình hình doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai gần. Có nhiều yếu tố làm nảy sinh nhu cầu tuyển dụng như mở rộng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, do nhân viên nghỉ làm, do chuyển đổi hình thức kinh doanh,… Đồng thời, trước khi tuyển, người quản lý nên kiện toàn lại bộ máy nhân sự một lần, thu thập ý kiến của lao động cấp dưới để có thể đưa ra quyết định đúng đắn.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Bước thứ 2 trong quy trình tuyển dụng trong quản trị nguồn nhân lực là lập kế hoạch. Ở giai đoạn này chuyên viên nhân sự cần phác thảo được các tiêu chí sau:
- Hình thức của thông tin tuyển dụng: đăng lên các website tuyển dụng, chia sẻ trên mạng xã hội, truyền thông nội bộ tìm kiếm sự đề bạt, phát tờ rơi, treo banner,…
- Nội dung của thông tin tuyển dụng: số lượng, yêu cầu đối với ứng viên, mô tả công việc, phổ biến lương, đãi ngộ,…
- Dự trù kinh phí: chi phí cho nhân sự tham gia tuyển dụng, kinh phí phục vụ công tác tuyển dụng, chi phí đào tạo thử việc (nếu có),…
- Giới hạn thời gian: Căn cứ vào tình hình công ty để đưa ra mốc thời gian cụ thể, ví dụ trong 1 tháng tuyển dụng được 5 người, trong 2 tháng đào tạo nhân sự nắm bắt công việc và hòa nhập với phòng/ ban,…
- Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng.
Bước 3: Giám sát hoạt động tuyển dụng
Thực tiễn chứng minh nhiều vị quản lý không trực tiếp tham gia vào hoạt động tuyển dụng mà gián tiếp theo dõi, giám sát hoặc chỉ góp mặt ở một vài hoạt động quan trọng. Mục đích của giám sát là thúc đẩy và chăm lo cho hoạt động tuyển dụng diễn ra thuận lợi, hiệu quả.
Trong hoạt động tìm kiếm lao động của bộ phận nhân sự gặp khó khăn gì, CEO cần nắm được qua đó đưa ra giải pháp, tư vấn kịp thời khắc phục. Chẳng hạn như hoạt động tuyển dụng cần nhiều thời gian hơn, cần thêm kinh phí, thay đổi hình thức truyền thông,…những vấn đề như vậy quản lý phải biết. Cái tài của CEO nằm nhiều ở sự quan sát, thấu hiểu và “nhìn xa trông rộng”, đôi khi chỉ cần một lời khen cũng góp phần tạo động lực cho nhân sự bộ phận tuyển dụng.
Bước 4: Hiện thực hóa hoạt động tuyển dụng
Sau khi phác thảo được kế hoạch tuyển dụng ở bước thứ 2, chuyên viên nhân sự sẽ tiến hành thực hiện hóa các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra. Trong quá trình thực hiện quy trình tuyển dụng trong quản trị nguồn nhân lực cần chú ý các hoạt động sau:
- Đăng tin tuyển dụng: Thường xuyên đăng tải, tận dụng các kênh thông tin đã hoạch định. Tuy nhiên, nếu kết quả thấy không thiết thực sẽ cần thay đổi kênh tiếp cận ứng viên. Ví dụ, chỉ đăng tin trên facebook và website không nhận được phản hồi cần bổ sung thêm kênh khác như phát tờ rơi, kêu gọi nhân sự chia sẻ trên trang cá nhân,…
- Chọn, lọc CV: Trong hàng loạt ứng viên, chuyên viên nhân sự cần tìm ra người sáng giá nhất dựa vào hồ sơ đẹp, trình bày khoa học, thông tin đầy đủ, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí cần tìm.
- Gọi điện thoại mời ứng viên đi phỏng vấn: trao đổi thời gian, địa điểm và những lưu ý về trang phục, CV bản in kèm theo,…
- Phỏng vấn: Đối với tuyển dụng vị trí quan trọng, người quản lý sẽ tham gia phỏng vấn kèm với cán bộ nhân sự. Trước đó cần vạch ra một vài câu hỏi để khi tiến hành diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. CEO sẽ quan sát thái độ, phong thái, cách trả lời của ứng viên qua đó cân nhắc tuyển dụng.
- Tổ chức thi tuyển: Có doanh nghiệp sẽ chọn hình thức thi cử để lọc ứng viên, CEO là người ra đề hoặc thông qua bộ đề mà bộ phận tuyển dụng đề cử.
- Thử việc: Nếu tìm được người có kỹ năng tốt sẽ ký hợp đồng ngay, trong trường hợp ứng viên còn một vài thiếu sót, nhân sự sẽ tiến hành đào tạo ngắn hạn (thử việc) thời gian thường từ 1-3 tháng.
Bước 5: Đánh giá kết quả của quá trình trình tuyển dụng
Từ khi hoạch định nhu cầu tuyển dụng đến ký hợp đồng lao động là một quá trình khép kín diễn ra nghiêm túc. Khi kết thúc quá trình này, người quản lý sẽ đúc kết ra nhận xét, tư vấn cho bộ phận nhân sự rút kinh nghiệm. Những tiêu chí để đánh giá bao gồm:
- Tuyển chọn được đúng số lượng và vị trí yêu cầu
- Quá trình tuyển dụng diễn ra tiết kiệm: đúng kinh phí dự trù, đúng thời gian quy định.
- Nguồn lao động chất lượng (đáp ứng yêu cầu về bằng cấp,kinh nghiệm, kỹ năng)
- Không mất thời gian đào tạo hoặc đào tạo ngắn nhưng hòa nhập nhanh.
