9 Khó Khăn Nhân Sự Lớn Nhất Doanh Nghiệp Nhỏ Đang Đối Mặt
Doanh nghiệp nhỏ thường đối mặt với rất nhiều vấn đề về huy động vốn, mở rộng thị trường, quy trình làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm và đặc biệt là vấn đề quản lý nhân sự.
Thực tế chỉ ra rằng, quy trình thực hiện quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên cho đến chi trả lương, phúc lợi nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự còn gặp rất nhiều hạn chế. Chính những thiếu sót trong công tác nhân sự đó có thể dẫn đến:
- Vi phạm luật lao động: Theo kết quả nghiên cứu của IRS – Website chính thức của chính phủ Hoa Kỳ), 40% các doanh nghiệp nhỏ bị phạt trung bình 845 USD mỗi năm do thực hiện sai quy định nhân sự.
- Thiếu nhân sự tài năng: Theo khảo sát của Mckinsey -Viện nghiên cứu toàn cầu, 34% nhân viên không muốn làm việc tại một văn phòng hành chính nhân sự lộn xộn, thiếu quy trình.
- Chậm tiến độ dự án, giảm năng suất công việc
1. Chưa thể triển khai quy trình tuyển dụng hiệu quả
Thách thức lớn nhất của các doanh nghiệp nhỏ trong công tác tuyển dụng nhân sự mới là vấn đề về tài chính và thời gian. Để các ứng viên biết đến tên tuổi, văn hóa của một doanh nghiệp nhỏ cần có sự can thiệp của quảng cáo, PR, truyền thông. Tuy nhiên để các doanh nghiệp nhỏ đưa tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng, google hay chỉ là các mạng xã hội cần phải chi trả một khoản chi phí không nhỏ cho quảng cáo và nhân sự.
Bên cạnh đó, việc xử lý sàng lọc CV ứng viên và phỏng vấn không được thực hiện hiệu quả cũng gây tốn kém rất lớn về chi phí và lãng phí thời gian của đội ngũ nhân sự.
Theo nghiên cứu của Glassdoor- Website tổng hợp đánh giá của nhân viên về doanh nghiệp họ đã và đang làm việc, trung bình doanh nghiệp mất 23 ngày để tìm kiếm ứng viên phù hợp và ⅓ thời gian trong tháng sử dụng để phỏng vấn ứng viên. Theo CareerBuilder – trang tuyển dụng uy tín tại Việt Nam cho biết một quá trình phỏng vấn vội vã hoặc đặt câu hỏi không phù hợp có thể dẫn đến kết quả tuyển dụng không hiệu quả, có thể tốn 15.000 USD mỗi năm.
Những vấn đề đó không chỉ ảnh hưởng đến chi phí doanh nghiệp mà còn khiến các dự án quan trọng, công việc chuyên môn bị trì hoãn sang ngày hôm sau.
Cách khắc phục không khó, nhưng doanh nghiệp nhỏ phải làm triệt để
- Thứ nhất, bộ phận giám đốc, các phòng ban cần thành lập cuộc họp xây dựng lại chiến lược, tầm nhìn phát triển của mình trong thời gian tới để xác định nhu cầu tuyển dụng mới.
- Thứ hai, bộ phận nhân sự cần xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản trình tự theo các bước:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Lập chi tiết kế hoạch tuyển dụng
- Trình lên cấp trên xét duyệt
- Thực hiện triển khai: tìm kiếm ứng viên, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn, thông báo tiếp nhận ứng viên
- Thứ ba, thực hiện đánh giá quy trình tuyển dụng khách quan và rút kinh nghiệm đợt tuyển dụng tiếp theo
2. Sợi dây gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên quá mong manh
Làm sao để doanh nghiệp nhỏ đào tạo và giữ chân nhân viên khi nguồn ngân sách nội bộ quá ít ỏi? Những gợi ý sau đây sẽ giúp nhà lãnh đạo xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng thời gian gắn bó của nhân viên với nguồn lực còn hạn chế.
Thứ nhất, hãy tăng cường kết nối
Một trong những cách hiệu quả nhất để đào tạo nhân sự đó là để các nhân sự học hỏi lẫn nhau. Sự kết nối chính là chìa khóa lấp đầy kiến thức của đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó, sự kết nối giữa các nhân viên liên phòng ban còn làm tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên tại doanh nghiệp. Theo khảo sát của Forbes, 47% nhân viên tại Mỹ được khảo sát đều cho rằng họ sẽ tìm kiếm công việc khác trong tháng tới nếu công ty của họ thiếu sự đoàn kết và kết nối.
Thứ hai, tập trung thiết lập chế độ đãi ngộ thực sự giá trị
“Được trân trọng” chính là chìa khóa giữ chân nhân viên làm việc lâu dài. Những chế độ phúc lợi thực sự giá trị sẽ là thông điệp mạnh mẽ nhất về sự trân trọng gửi tới người lao động. Doanh nghiệp cần đảm bảo lợi ích về lương, chế độ phúc lợi của nhân viên theo đúng quy định. Điều đó cũng giúp tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Thứ ba, xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch
Một quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch chính là yếu tố tác động tới năng suất của người lao động và doanh thu của toàn bộ doanh nghiệp. Ví dụ khi triển khai quy trình tuyển dụng, các bước, các giai đoạn trong quy trình được thực hiện một cách khoa học, logic: ban giám đốc, các phòng ban họp về kế hoạch tuyển dụng sau đó chuyển xuống phòng nhân sự xây dựng kế hoạch chi tiết và thực hiện triển khai, cuối cùng ban giám đốc đánh giá.
Nếu tất cả các quy trình trong doanh nghiệp như: bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, phân phối, quy trình hành chính,…đều diễn ra một cách trơn tru, khoa học như vậy thì việc doanh nghiệp khẳng định tên tuổi trên thị trường trở nên dễ dàng hơn. Qua đó, việc thu hút ứng viên và giữ chân nhân viên cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Vậy làm sao để sở xây dựng một quy trình đào tạo nhân sự khoa học và hiệu quả?
3. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự thiếu khoa học
Hiện nay 90% nhân viên phòng Hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp nhỏ đang thực hiện các công việc không theo một quy trình nhất quán. Tình trạng hàng ngàn hồ sơ nhân sự bị sai sót, nhầm lẫn, thiếu thông tin hay thậm chí thất lạc còn diễn ra rất nhiều. Điều đó thể hiện thực tế công tác quản lý hành chính trong doanh nghiệp hiện nay còn nhiều hạn chế, bất cập chưa được tháo gỡ. Theo khảo sát của Mckinsey tại Mỹ, cứ 12s văn phòng doanh nghiệp SME sẽ gặp vấn đề về thất lạc hồ sơ, giấy tờ. Bên cạnh đó 40% thời gian nhân viên trong ngày được sử dụng để xử lý thủ tục hành chính thủ công.
Làm sao để cải thiện tình trạng bất cập đó?
Giải pháp tối ưu nhất đó là xây dựng một quy trình quản lý hồ sơ văn phòng hoàn chỉnh, khoa học và áp dụng khoa học công nghệ vào trong quy trình đó.
4. Quy trình tính lương, thưởng nhân viên chưa rõ ràng và minh bạch
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, quản lý bảng công, bảng lương và thực hiện nộp thuế là một công việc tốn rất nhiều thời gian và gặp nhiều trở ngại.
Theo PricewaterhouseCoopers, các công ty vừa và nhỏ chi lương thưởng, chi phí hành chính trung bình 2.000 USD cho một nhân viên mỗi năm. Việc ghi sổ kế toán và khai thuế phù hợp có thể là một vấn đề phức tạp, nhưng chúng đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp khi tránh các vấn đề về quy định. Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ (DOL), có tới 30% doanh nghiệp được kiểm toán có vi phạm các quy định về luật thuế. Tổ chức IRS phát hiện ra rằng 40% các doanh nghiệp nhỏ phải chịu trung bình 845 đô la tiền phạt mỗi năm. Đây có thể được coi là một gánh nặng tài chính lớn đối với một doanh nghiệp nhỏ.
5. Chưa theo sát và hỗ trợ để nhân viên nâng cao năng suất
Công tác giám sát, theo dõi tiến độ, chất lượng làm việc của nhân sự tại các doanh nghiệp nhỏ còn chưa được thực hiện và đánh giá theo các tiêu chí cụ thể do doanh nghiệp tập trung vào các vấn đề phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường. Tuy nhiên vấn đề năng suất công việc là yếu tố then chốt tăng doanh thu, tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhân viên thường chỉ đạt 50 – 60% hiệu suất công việc do bị trì hoãn bởi hai yếu tố: xử lý công việc hành chính và chờ xét duyệt từ cấp trên.
Do đó, để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc khoa học kết hợp với các công cụ công nghệ hiện đại để rút ngắn thời gian xử lý giấy tờ, thủ tục tập trung giải quyết các công việc chuyên môn.
6. Ngoài lương, chưa quan tâm phát triển chế độ đãi ngộ
Theo một khảo sát của Scoro, 53% nhân viên cho rằng họ không muốn làm việc trong môi trường không có chế độ đãi ngộ tốt và không có cơ hội thăng tiến trong tương lai.
Để thu hút và giữ chân nhân tài, điều kiện quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp nhỏ là phải quan tâm đến lợi ích chất lượng và chế độ đãi ngộ của nhân viên. Tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp nhỏ còn chưa thực sự thực hiện bảo hiểm sức khỏe, chế độ thai sản, hưu trí, bảo hiểm bổ sung cho nhân viên.
7. Chính sách, quy định công ty chưa phù hợp, chưa được lòng đội ngũ nhân sự
Thiếu vắng một chính sách, quy định nhân sự hiệu quả là lý do dẫn đến việc nhân viên làm việc thiếu trách nhiệm, chây lười hoặc làm việc chống đối. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp Startup, việc xây dựng một bộ quy định riêng công ty còn gặp nhiều rào cản về chi phí và thời gian. Do đó các doanh nghiệp này đang thực hiện hoạt động quản lý, phân công công việc, giám sát công việc theo kế hoạch ngắn hạn.
Điều đó khiến doanh nghiệp rất khó trong việc tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và chỉnh sửa quy định trong tương lai. Do đó các doanh nghiệp cần tập trung xây dựng chính sách một cách bài bản ngay từ đầu để quy trình làm việc của đội ngũ nhân sự diễn ra suôn sẻ hơn.
8. Giải quyết xung đột trong doanh nghiệp
Trong quá trình làm việc ở bất cứ một doanh nghiệp nào việc xung đột nội bộ là điều khó tránh khỏi. Theo một nghiên cứu của công ty đào tạo và huấn luyện CPP, Inc tại Mỹ cho thấy 85% nhân viên gặp xung đột tại nơi làm việc gây lãng phí 3 giờ làm việc mỗi tuần. Có thể thấy việc các xung đột diễn ra gây lãng phí thời gian làm việc, chi phí nhân sự và ảnh hưởng đến năng suất công việc của doanh nghiệp.
Mặt khác, việc xử lý không thỏa đáng các vấn đề xung đột trong nội bộ có thể trở thành lý do nhân sự rời khỏi công ty. Thực tế cho thấy, nếu cấp quản lý không đảm bảo được sự công bằng trong nội bộ sẽ dẫn đến tình trạng cấp dưới không chấp hành các quyết định của cấp trên.
9. Lơ là trong công tác truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ giúp các doanh nghiệp xây dựng lòng tin, truyền tải thông điệp đến toàn thể nhân sự, kết nối sự đoàn kết tập thể, thu hút và giữ chân nhân tài. Ngoài ra truyền thông nội bộ cũng là một cách làm thương hiệu nâng cao tên tuổi của doanh nghiệp trên thị trường.
Tình trạng nhân viên tụm năm tụm ba nói xấu lãnh đạo, nhân viên trốn việc, làm việc chống đối, xích mích giữa các nhân viên,…được cải thiện hoàn toàn nhờ chiến lược truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, truyền thông nội bộ thường bị xem nhẹ, được đưa vào danh sách các công việc thứ yếu, có thì tốt, không có cũng không sao.
Đây chính là suy nghĩ sai lầm của nhà lãnh đạo. Truyền thông nội bộ không nhất thiết chỉ thực hiện khi có ngân sách. Doanh nghiệp cần bắt đầu từ những hành động nhỏ chạm tới cảm xúc của đội ngũ nhân viên như lan tỏa câu chuyện của CEO, sứ mệnh của công ty, hay đơn giản là cho nhân viên thấy được những giá trị doanh nghiệp đang nỗ lực dành cho họ,…
>>>Tìm hiểu thêm Bộ tài liệu: Hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ xây dựng quy trình truyền thông nội bộ.
Quản lý quy trình nhân sự là một trong những vấn đề nan giải trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp nhỏ do thiếu kinh nghiệm quản lý, chi phí vận hành còn hạn hẹp. Do đó các doanh nghiệp này nên đưa khoa học công nghệ vào trong quy trình quản lý nhân sự để tạo thành một hệ sinh thái khép kín tạo sự thuận lợi trong quá trình mở rộng quy mô sản xuất – kinh doanh.
Dù còn hạn chế về nguồn lực nhưng doanh nghiệp nhỏ lại có nhiều lợi thế khi xây dựng văn hóa nội bộ và phát triển đội ngũ nhân sự. Khi quy mô vừa phải, nhà lãnh đạo dễ dàng tạo nên một cộng đồng gắn kết, truyền tải thông điệp, quan tâm tới từng cá nhân, xây dựng, thử nghiệm quy trình tới khi tìm được hình thức phù hợp nhất. Đây là điều mà các doanh nghiệp lớn không có được
