6 kỹ năng nhà tuyển dụng quản lý kho muốn thấy ở ứng viên
Tuyển dụng quản lý kho được các chủ doanh nghiệp, công ty rất chú trọng vì việc vận hành kho không phải ai cũng làm được. Không chỉ cần có sức khỏe tốt, tinh thần minh mẫn, người quản lý kho cần có kỹ năng xử lý công việc nhanh nhạy, chính xác.
Quản lý kho là gì?
Để hiểu được khái niệm về quản lý kho, cần hiểu “kho” là gì? Kho hay còn gọi là cơ sở logistics được sử dụng để lưu trữ, bảo quản và vận hành hàng hóa, vật tư và nguyên liệu, thiết bị,… Có kho bãi, doanh nghiệp sẽ hoạt động năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.
Từ khái niệm kho, có thể hiểu rằng người quản lý kho chính là người điều hành trực tiếp các công tác tổ chức, vận hành và bảo quản hàng hóa, vật tư trong kho. Người quản lý kho giống như “người gác cổng” kho bãi, phân phối, cung cấp hàng hóa và đồng thời đảm bảo hàng trong kho luôn được an toàn về số lượng và chất lượng. Vì lẽ đó, nhiệm vụ của người quản lý kho rất quan trọng.
Nhiệm vụ của người quản lý kho
Việc quản lý kho ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa sản xuất và cung ứng của doanh nghiệp. Vì thế, nhà tuyển dụng quản lý kho đòi hỏi nhân viên bộ phận này không được phép có sai sót hoặc tắc trách trong quá trình làm việc. Nhiệm vụ của người quản lý kho rất lớn:
- Sắp xếp hàng hóa, vật tư trong kho, cập nhật hồ sơ, giấy tờ lưu trữ hàng hóa.
- Đảm bảo hàng hóa luôn đạt tiêu chuẩn về chất lượng và đúng, đủ về số lượng. Với những hàng hóa mau hư hại phải đảm bảo nguyên tắc nhập trước, xuất trước.
- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa; thực hiện việc xuất nhập cho các bên có liên quan.
- Kiểm tra số lượng hàng tồn dư hằng ngày và đảm bảo định mức tối thiểu, báo cáo lại theo yêu cầu cấp trên.
- Thực hiện thủ tục đặt hàng: lập phiếu xuất, hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa,..
- Thực hiện, điều phối công việc kiểm kho hàng ngày, hàng tháng, hàng quý.
6 kỹ năng cần có ở người quản lý kho
Công việc của người quản lý, vận hành kho bãi khá phức tạp, liên quan trực tiếp đến tài sản của doanh nghiệp, vì vậy cần có những kỹ năng để đảm bảo quá trình này luôn trôi chảy, tiết kiệm chi phí và hiệu quả.
- Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập – xuất kho: Người thủ kho phải rất tinh tường và nhạy bén trong vấn đề này, nhất là liên quan đến giấy tờ. Việc tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ liên quan đến hàng hóa cần phải thành thạo từ trước đó để đảm bảo công việc được trôi chảy, thuận lợi.
- Kỹ năng sắp xếp hàng hóa: Là quản lý kho, bạn không thể biến nơi này rối tung theo ý mình. Việc sắp xếp theo trật tự một cách khoa học, phục vụ việc kiểm tra, nhập hàng, xuất hàng dễ dàng cũng nằm trong kỹ năng quan trọng. Nhân viên kho phải có am hiểu về hàng hóa của doanh nghiệp để biết cách vận hành hiệu quả nhất.
Muốn lam quản lý kho, ngoài kinh nghiệm, bạn cần có kỹ năng - Kỹ năng kiểm tra nhanh: Kiểm kho đòi hỏi bạn phải tỉ mỉ, cẩn thận nhưng nhanh chóng. Tất cả các loại hàng hóa đều có quy trình của nó từ khi được sản xuất ra đến khi được sử dụng, vì thế quản lý kho phải nắm bắt được điều này để quá trình kiểm kho không xảy ra sai sót.
- Kỹ năng quản lý, tổ chức: Điều này thường được yêu cầu đối với trưởng nhóm hay quản lý trưởng, những người nắm giữ việc chỉ đạo những nhân viên kho khác. Ngoài việc biết đào tạo nhân sự, quản lý kho phải có kỹ năng phân công nhiệm vụ và bố trí nhân viên hợp lý để đảm bảo các hoạt động trong kho được vận hành trôi chảy.
- Kỹ năng ghi chép, quản lý sổ sách: Khâu này cực kỳ quan trọng đối với người quản lý kho và thường chỉ được giao cho người có thâm niên, đủ tin cậy. Quá trình xuất nhập hàng phải được ghi chép đầu đủ, rõ ràng để tránh nhầm lẫn, sai sót dẫn đến thất thoát hàng hóa. Bên cạnh đó, việc ghi chép giúp doanh nghiệp có căn cứ thẩm định phòng khi có trường hợp xấu xảy ra với khách hàng hoặc với chính doanh nghiệp.
- Kỹ năng mềm: Người quản lý kho cần biết lắng nghe và chủ động. Lắng nghe yêu cầu của khách hàng, của nhân viên dưới cấp và cấp trên. Chủ động đối thoại để tìm ra tiếng nói chung cho công việc cũng như phương hướng giải quyết khi xảy ra xung đột. Bên cạnh đó, thủ kho là người phải có tố chất cẩn thận, trung thực và có chính kiến.
Yếu tố giúp quản lý kho vượt qua phỏng vấn
Đặc thù của công việc quản lý kho là không yêu cầu bằng cấp cao. Tuy nhiên, bạn phải bộc lộ được những phẩm chất thích hợp để đáp ứng vị trí, nhiệm vụ nhà tuyển dụng giao cho mình. Có được 4 yếu tố dưới đây, chắc chắn bạn sẽ thành công khi phỏng vấn công việc quản lý kho.
- Vượt qua các bài kiểm tra kỹ năng: Bạn muốn ứng tuyển vị trí quản lý kho, điều tối cần thiết chính là kỹ năng sử dụng các phần mềm kiểm soát kho hàng và phải thực sự thành thạo. Bên cạnh đó, bạn sẽ nhận được một vài câu hỏi tình huống từ phía nhà tuyển dụng quản lý kho và bạn phải giải quyết tình huống đó ngay lập tức. Khả năng phân tích vấn đề và xử lý một cách logic cực kỳ quan trọng và cần thiết.
- Linh hoạt trong mọi tình huống: Những ứng viên linh hoạt là những người biết xử lý vấn đề theo nhiều chiều hướng sáng tạo khác nhau. Họ không tuân theo quy chuẩn gò bó và các giải pháp cũ. Mục đích hướng đến của việc đưa ra suy luận và cách giải quyết chính là có được giải pháp tốt nhất. Vì thế, bạn hãy linh hoạt theo đúng tư duy của mình.
Cần vượt qua các bài kiểm tra khi muốn ngồi vào vị trí quản lý kho – Ảnh: Internet - Giao tiếp tốt: Yếu tố này rất quan trọng vì bạn không thể chỉ làm việc một mình. Có được sự nhạy bén trong giao tiếp, bạn có thể quản lý tốt nhân viên để đảm bảo công việc đạt hiệu suất cao. Một vài trường hợp, quản lý kho giao tiếp tốt sẽ có thể giải quyết ngay vấn đề khi có sự cố xảy ra với hàng hóa, làm dịu tâm lý khách hàng. Khi phỏng vấn, nếu thể hiện là người hoạt ngôn, bạn sẽ ngay lập tức ghi điểm với nhà tuyển dụng.
- Chấp nhận học hỏi: Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, hãy sẵn lòng với chân chạy vặt khi được yêu cầu. Kinh nghiệm sẽ được tích lũy hằng ngày bằng việc sẵn sàng học hỏi, bồi dưỡng thêm các kỹ năng chuyên môn cho đến khi bạn đủ yếu tố để nắm giữ vai trò quản lý. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá để tìm ra người phù hợp nhất chứ không phải người giỏi nhất, vì thế hãy tự tin ngay cả khi bạn không có nhiều kinh nghiệm làm việc như các ứng viên khác.
Một số câu hỏi phỏng vấn quản lý kho thường gặp
- Tại sao anh/chị lại biết đến vị trí tuyển dụng quản lý kho của chúng tôi?
- Theo anh/chị, tố chất nào quan trọng nhất để trở thành quản lý kho giỏi?
- Anh/chị biết đến phần mềm quản lý kho nào? Ưu/nhược điểm của phần mềm này là gì?
- Anh/chị có kinh nghiệm gì liên quan đến công việc quản lý kho?
- Hãy kể một số vướng mắc trong quá trình quản lý kho? Anh/chị giải quyết vấn đề đó như thế nào?
- Nguyên tắc làm việc của anh chị là gì?
- Theo anh chị, phẩm chất nào quan trọng nhất với người làm quản lý kho?
Mỗi nhà tuyển dụng quản lý kho sẽ có yêu cầu khác nhau với ứng viên của họ, tùy thuộc vào môi trường và ngành nghề kinh doanh. Muốn nắm phần thắng, ứng viên phải tìm hiểu rõ về nhà tuyển dụng trước khi đến phỏng vấn, “biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng”.
